La gestione degli archivi comunali è
un servizio che prevede il riordino e la catalogazione di tutti i documenti della pubblica amministrazione, cui può seguire l’acquisizione digitale e la gestione di un archivio elettronico.

Si tratta di un servizio molto flessibile che prevede diversi gradi di informatizzazione: si va dalla semplice conservazione di copie digitali dei documenti, facilmente consultabili, alla creazione di documenti digitali in tutto e per tutto equiparabili a quelli cartacei, fino alla completa digitalizzazione dei flussi di lavoro commerciali e amministrativi normalmente basati sulla documentazione cartacea. È possibile anche rendere accessibile il database al pubblico, attraverso una piattaforma sicura su internet, in modo da informatizzare pratiche burocratiche e amministrative che coinvolgono i cittadini.

Come funziona

Archivio digitale
Il servizio comprende la scansione e l’acquisizione digitale dei documenti, la loro indicizzazione, la gestione degli accessi da parte degli operatori, la gestione e l'assistenza relative all'hardware e la consulenza per gli aspetti normativi.

Archivio digitale sostitutivo
Alla creazione dell’archivio informatico si accompagna l’apposizione della firma digitale, che conferisce valore legale al documento virtuale, rendendolo a tutti gli effetti equivalente all’originale cartaceo.

Informatizzazione del workflow
Alla conservazione dei documenti si può associare la digitalizzazione dei flussi dei processi aziendali che abitualmente si basano sull’utilizzo dei documenti cartacei. Le procedure stesse diventano così interamente digitali

Il processo

Consulenza
Esperti specializzati vi forniranno tutta l’assistenza necessaria per la pianificazione del servizio.

Ritiro
I documenti cartacei vengono prelevati dall'istituto sanitario e trasportati nella nostra struttura.

Scannerizzazione
I documenti vengono acquisiti in forma digitale. Nasce qui il documento elettronico che sostituirà quello fisico nella gestione dei dati e nella consultazione.

Apposizione firma digitale
Viene applicata l’eventuale firma digitale che garantisce il valore legale del documento.

Indicizzazione e archiviazione elettronica
I documenti subiscono la registrazione, la segnatura, la classificazione e vengono inseriti in un motore di ricerca attraverso parole chiave, in modo tale da rendere possibile e veloce l'individuazione
dei documenti.

Archiviazione fisica dei documenti
Gli originali vengono stoccati in un magazzino, dove vengono conservati al sicuro e da cui possono essere recuperati in qualsiasi momento.

Interfaccia d’accesso
Gli operatori autorizzati possono accedere, attraverso una piattaforma sicura, ai documenti, per la consultazione o gli eventuali procedimenti da effettuare.

Assistenza tecnica
In caso di problemi di manutenzione dell'hardware ci sono esperti specializzati pronti a intervenire per rendere agevole e sicura la fruizione del servizio.