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Che cos’è
 L’archiviazione ottica dei documenti è un servizio che prevede l’acquisizione digitale di documenti di ogni tipo (atti, documentazioni, fatture e qualunque genere di documento), per le pubbliche amministrazioni, le imprese, gli uffici e qualsiasi ente abbia interesse a gestire un archivio elettronico della propria documentazione.
Si tratta di un servizio molto flessibile che prevede diversi gradi di informatizzazione: si va dalla semplice conservazione di copie digitali dei documenti, facilmente consultabili, alla creazione di documenti digitali in tutto e per tutto equiparabili a quelli cartacei, fino alla completa digitalizzazione dei flussi di lavoro commerciali e amministrativi normalmente basati sulla documentazione cartacea. È possibile anche rendere accessibile il database al pubblico, attraverso una piattaforma sicura su internet, in modo da informatizzare pratiche burocratiche e amministrative che coinvolgono i cittadini.
Come funziona
Archivio digitale
Il servizio comprende la scansione e l’acquisizione digitale dei documenti, la loro indicizzazione, la gestione degli accessi da parte degli operatori, la gestione e l'assistenza relative all'hardware e la consulenza per gli aspetti normativi.
Archivio digitale sostitutivo
Alla creazione dell’archivio informatico si accompagna l’apposizione della firma digitale, che conferisce valore legale al documento virtuale, rendendolo a tutti gli effetti equivalente all’originale cartaceo.
Informatizzazione del workflow
Alla conservazione dei documenti si può associare la digitalizzazione dei flussi dei processi aziendali che abitualmente si basano sull’utilizzo dei documenti cartacei. Le procedure stesse diventano così interamente digitali
Il processo
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I Vantaggi
Reperibilità immediata dei documenti
I dati sono disponibili in qualsiasi momento e sono raggiungibili in modo rapido anche attraverso ricerche digitali per parola chiave.
Affidabilità, integrità e longevità
L’uso di sistemi sicuri, insieme alla gestione e il controllo degli accessi, garantisce l’autenticità e l’integrità del documento, che viene preservato nel tempo senza rischio di danni. La firma digitale può assicurare il valore legale del documento.
Efficienza organizzativa e produttività
La gestione dei flussi di informazione e dei processi di lavoro legati ai documenti è più immediata ed efficace, portando vantaggi immediati in termini di organizzazione e produttività
Risparmio di tempo e spazio
I documenti sono sempre immediatamente accessibili e consultabili; la gestione da parte degli operatori è più rapida e immediata; tutta la documentazione cartacea non occupa più posto fisico, ma è conservata al sicuro in vasti magazzini da cui può essere richiesta in qualsiasi momento.
Risparmio di costi
L’archiviazione ottica permette di abbattere i costi di archiviazione, ricerca, duplicazione e rintracciabilità dei documenti cartacei e di eliminare gli sprechi. Il Politecnico di Milano ha calcolato che per ogni fattura si potrebbero risparmiare tra gli 11 e gli 80 euro, a seconda del grado di informatizzazione del processo. |
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